حتما برای شما هم پیش آمده که قدم در سازمانی (به ویژه دولتی) نهاده اید و از حجم خسته کننده ای از کاغذ بازی ها و امضا گرفتن هایی که برای انجام کاری ساده و پیش پا افتاده در آن اداره ضروری است، به شگفت آمده اید. جالب است بدانید اغلب کارمندان چنین سازمانهایی هم از این پیچیدگی هم شگفت زده هستند و هم در عذاب، اما به درستی نمی دانند اصلاح را باید از کجا شروع کنند و از کدامین مرجع ساختار ساز باید شاکی باشند.
از سوی دیگر، کم نیستند مجموعه هایی که آنها هم از این ور پشت بام افتاده اند. هیچ کس و هیچ چیز سر جای خود نیست. نه ارباب رجوع و نه کارمند، دقیقاً نمی دانند باید چه کنند و چگونه کاری را به نتیجه برسانند. چنین سازمانهایی در بی نتیجه بودن، کم از سازمانهای بروکراتیک ندارند.
اما در این میان، مجموعه هایی نیز وجود دارند که هوشمندی یک مدیر یا مجموعه ای از مدیران توانمند، آنها را به ساختاری رسانده است که اولاً هر کس و هر چیزی سر جای خودش قرار دارد و نیز مراجع به خوبی می داند اول مسیر رسیدگی به کارش کجاست و از کجا باید کار تمام شده اش را تحویل بگیرد.
چنین سازمانهایی، همواره مدیرانی آرام، کارمندانی راضی و مشتریانی خوشحال دارند و برعکس، در مجموعه هایی که از فرط پیچیدگی سیستم و یا از شدت نبود آن همیشه و در هر لحظه، جایی از کار می لنگد، تنشها بالاست و هیچ کس به آنچه در جستجویش است، نخواهد رسید.
بعد از این مقدمه نسبتاً طولانی، آماده هستیم تا بررسی کنیم چطور می توانیم سازمانمان را با پیش گیری از خطر حرکت به سمت بروکراسی، به مجموعه ای ساختارمند تبدیل کنیم تا هرکس بتواند با آرامش خاطر و در نهایت کارآیی ممکن، عملکرد صحیح خود را به نمایش گذاشته و نتیجه مطلوب را حاصل نماید.

۱۲۳

۱ـ ساختار سازمانی، ابزاری است برای سهولت کارها، نه پیچیده شدن آنها. گاهی در پروژه های مشاوره، به مدیرانی برخورد می کنم که از ساختار بسیار ساده ای که برای شرکتشان آماده کرده و پیشنهاد می کنم، تعجب می نمایند. چنین مدیرانی انتظار دارند ساختار سازمانی شرکت آنان نیز، به همان پیچیدگی باشد که در ادارات دولتی دیده می شود. حال اینکه تلاش برای رسیدن به یک ساختار سازمانی، نشات گرفته از احساس ضرورتی برای ساده کردن کارهاست، نه پیچیده کردن آنها.

۲ـ تا حد امکان، قبل از شکل گیری سازمانتان، برایش ساختار سازمانی اصولی خلق کنید. به این ترتیب، با استخدام نیروها و قرار دادن آنها در گلوگاه های کاریِ ساختاری که خلق کرده اید، راحت خواهید توانست پازل چندین تکه سازمانتان را بسازید و به اتمام برسانید.

۳ـ اگر چنانچه مدتها بعد از تشکیل سازمان و فعالیت نیروها، به فکر ایجاد ساختار سازمانی هستید (که در چنین مواقعی کار مشاور کمی دشوار تر از حالت قبل است)، از درک ضرورت این ساختار سازی از سوی کارمندانتان مطمئن شوید. ذات انسان به راحت طلبی است و اگر نیروهای شما احساس کنند با رویه جدیدی که برای ساختارمند کردن سازمانتان پیش گرفته اید، حجم کاری آنها بالا رفته و حاشیه امنیت و راحتی شان دچار تغییر خواهد شد، نه تنها در این خصوص همکاری لازم را به عمل نخواهند آورد، بلکه کارشکنی ها و سنگ اندازی ها نیز آغاز خواهد شد. در این خصوص، اگر در حال تصمیم سازی برای سازمانی بزرگ هستید، از نقش مدیران میانی به هیچ عنوان غافل نشوید.

۴ـ از خود نیروها برای خلق نگهداری ساختار سازمانی استفاده کنید. اتاق های فکری تشکیل دهید که در آن، نیرهای درگیر در هر فرآیندی، تجارب خود در خصوص بهترین شیوه ساختارمند کردن آن فرآیند را بیان کنند. در این صورت، هم از بهینه بودن داده هایی که برای ساختار سازی به دست می آورید مطمئن خواهید شد، هم اینکه از بیشترین مشارکت نیروها در این امر مهم بهره خواهید برد.

۵ـ اولین گام در خصوص خلق ساختار سازمانی ، نگاه کردن از منظر مشتری است. توجه کنید ساختاری خوب است که در آن، کارها به سهولت تمام انجام یافته و بیشترین رضایت ممکن از بابت سرعت و کیفیت کار در مشتری ایجاد شود. همین امر منجر خواهد شد مشتری بار دیگر به مجموعه شما مراجعه کند. برعکس، اگر ساختاری که ایجاد کرده اید، چنان پیچیده باشد که مشتری در آن احساس سردرگمی نماید، احتمال بازگشتش به سازمان شما بسیار کم است.

۶ـ ساختار سازمانی که به فکر خلق آن هستید، الزاماً ساختاری بی ایراد نیست. اما همین که وارد ساختارسازی در سازمانتان شده اید، گامی بزرگ برداشته اید. لازم است یک ساختار در سازمان پیاده شود تا ایرادات آن عیان شده و بهینه سازی آغاز شود. پس، از ایده آل گرایی در این خصوص بکاهید تا کار ساختارسازی با سرعت بیشتری پیش برود.

۷ـ حتی اگر سالهاست مجموعه تحت مدیریت شما، ساختار سازمانی دارد و از روند انجام کارها بر اساس این ساختار رضایت کامل دارید، باز هم هر از گاهی باید از عملکرد صحیح آن در تمام جزییات اطمینان حاصل کنید. در این صورت است که ساختار سازمانی شما، همواره پویا مانده و کارآمدی خود را حفظ خواهد نمود.

در پایان باید این نکته را نیز اشاره کنم که مشاوره پذیری در حوره ساختار سازمانی، بسیار مفید خواهد بود. بی شک فرد متخصصی که سازمانتان را خارج از گودش بررسی می نماید و به اندازه کافی به دانش و تجربه در این خصوص مالک است، بهتر خواهد توانست مجموعه شما را ساختارمند سازد.

فارغ از اینکه سازمانتان چه ابعاد و اندازه هایی دارد و چند نفر نیروی کار در آن مشغول به فعالیت هستند، پیشنهاد می کند یکی از اولویتهای اول خود به عنوان یک مدیر را به امر ساختار سازی سازمانی اختصاص دهید تا در آینده نزدیک، از آورده های آن بهره مند شوید.