اگر شما هم جزو کسانی هستید که روزتان را با کلی انرژی آغاز می کنید اما در پایان ساعت کاری هنوز کارهای انجام نیافته زیادی دارید، این یادداشت دقیقاً برای شما نوشته شده است. نخست اینکه فکر نکنید فقط شمایید که با چنین مشکلی روبرو هستید. شاید به جرات بتوان گفت غیر از تعداد اندکی از انسانهایی که رمز و راز اولویت بندی صحیح را می دانند، اغلب افراد نه تنها با مشکل انجام صحیح و کامل کارهای روزانه خود مواجه هستند، بلکه از آنچه که انجام می دهند نیز لذت چندانی نمی برند.

در این یادداشت در خصوص بهترین شیوه چیدمان کارهای روزانه و بهترین اولویت بندی انجام کارها صحبت می کنیم. اما نکته مهم اینجاست که اگر به انجام بی نظم کارهایتان عادت کرده اید، کنار گذاشتن این بی نظمی و رسیدن به یک نظم در اولویت بندی کارها، چندان آسان نیست و شک نکنید که راهی نیست که یک شبه پیموده شود اما کاملاً شدنی است.

برای رسیدن به یک تبحر در اولویت بندی کارها، خود را آماده انجام تمرینات کارآمد کنید اما شک نداشته باشید که شما هم می توانید در زمانی معقول به مهارت اولویت بندی صحیح کارها و انجام اصولی آنها دست پیدا کنید.

 

اولویت

۱ـ آغاز و پایانی منظم داشته باشید

مهم نیست شغلتان چیست، برای خودتان کار می کنید یا کارمند مجموعه ای هستید، محل کارتان یک جایگاه ثابت است یا به صورت سیار کار می کنید، مغازه دار هستید، کار ساختمانی دارید و یا اینکه در یک دفتر کار می کنید، شرط اول و اساسی برای رسیدن به بهترین اولویت بندی، آغاز و پایان منظم در کار است. اگر فکر می کنید چون مدیر شرکت خودتان هستید و لازم نیست پاسخ گوی کسی باشید و می توانید هر ساعت که دوست دارید کارتان را آغاز کنید و به پایان ببرید، سخت در اشتباهید.

برای رسیدن به نتیجه مطلوب در خصوص اولویت بندی، همین الان تعیین کنید که روز کاری شما دقیقاً چه ساعتی آغاز شده و چه ساعتی پایان می پذیرد و متعهد شوید که به این ساعت در نهایت ایمان و اعتقاد به نتیجه، پایبند باشید.

۲ـ هدفمند زندگی کنید

شک ندارم با وجود تلاشهای چندین و چند ساله همه کسانی که در حوزه ارتقاء فردی تلاش می کنند و با وجود بیشمار مطلبی که در خصوص زندگی هدفمند نگاشته شده است، هنوز اغلب انسانهای این جهان بی هدف زندگی می کنند. هر چه زودتر از جمع انسانهای بی هدف جدا شده و جمع جهانیان هدفمند بپیوندید.

نکته اینجاست که برای انسانی که هیچ هدفی ندارد، انجام کارهای روزانه در کل بی معنی است، چه برسد به اولویت بندی صحیح آنها. پس اگر در جستجوی بهترین اولویت بندی هستید، اول از هر چیزی به زندگی هدفمند رو آورید.

در این خصوص توصیه می کنم محصول زیر را حتماً خریداری نموده و تمرینات آن را به درستی انجام دهید.

هدفگذاری

۳ـ برنامه ریزی کنید

بهترین شیوه برنامه ریزی این است که شما قبل از آغاز هر روز و در واقع یک روز قبل، برنامه روز بعد خود را به خوبی بدانید. شاید در ابتدا کمی دشوار به نظر برسد، اما به هیچ عنوان آنچنان که از دو دیده می شود سخت و دشوار نیست. یک جور عادت کردن است که مطمئن باشید تلاش و ممارست، شما را به این عادت خواهد رساند. اما نکته مهم این است که بتوانید به برنامه ای که تنظیم کرده اید پایبند باشید. در غیر اینصورت، خود برنامه ریزی یک اتلاف وقت به شمار می آید و برنامه ای که اجرایی نشود، روحیه شما را نیز خراب خواهد کرد.

۴ـ کارهای لذت بخش را اول انجام دهید

همه جا نوشته اند و خوانده ایم که کارهای بزرگ و سخت را اول انجام دهید. من موافق نیستم. حداقل تجربه شخصی من در مورد خودم نشان می دهد بهترین نتیجه را زمانی گرفته ام که کارهای دوست داشتنی را در ابتدا انجام داده ام. کارهای دوست داشتنی و لذت بخش اگر در اولویت اول انجام کارهای روزانه قرار بگیرند، بسیار سریعتر از آنچه فکرش را می کنید به اتمام خواهند رسید و همین امر روحیه شما را برای انجام کارهای بعدی به طرز قابل قبولی بهبود خواهد بخشید. همچنین اول روز، انرژی شما در اوج است ـ البته به شرطی که شب به موقع و با کیفیت بخوابید ـ پس سرعت شما برای انجام کاری که دوستش دارید به عنوان اولویت اول چندین برابر خواهد بود.

۵ـ بلافاصله آغاز کنید

خواندن روزنامه، مرور اخبار ورزشی، مطالعه وضعیت بورس، چک کردن اینستاگرام و …، بزرگترین آفتی است که می تواند روز شما راخراب کند. اگر در جستجوی نتیجه هستید، بلافاصله بعد از رسیدن به محیط کار و انجام تشریفات اولیه مانند روشن کردن کامپیوتر، پوشیدن لباس کار و …، اولین اولویت کاری خود را بر اساس برنامه ای که تنظیم کرده اید در دستور اجرا قرار دهید. اگر مشغول پرداختن به امور غیر ضروری شوید که مثالهایی از آنها آورده شده، داشتن روزی پر نشاط و خوش نتیجه کمی دور از دسترس است. در عوض شما می توانید بعد از اتمام کارهای روزانه و در پایان روز کاری با خیالی آسوده دست به کارهایی ازاین دست بزنید که می پذیرم تا حدود زیادی لذت بخش هستند.

۶ـ پشت سر هم کارکنید، فقط با نیم ساعت استراحت

اگر نتیجه عالی می خواهید، باید عالی کار و تلاش کنید. باید هر روز و هر روز در اوج هوشمندی و در نهایت انرژی با تمام سرعت رو به جلو حرکت کنید. پس فکر نکنید انجام اولین کار این اجازه را به شما می دهد که سست شوید. بلکه برعکس. نیم ساعت استراحت کنید، چایی بنوشید، گپی با دوستی بزنید و انرژی بگیرید و بعد با تمام توان اولویت بعدی را آغاز کنید.

۷ـ کارهای درشت را خرد کنید

بهترین شیوه الویت بندی این است که سنگهای بزرگی را که علامت نزدن هستند، به تکه های کوچک تر تقسیم کنید. وقتی بتوانید کارهای بزرگ را به تکه های کوچک تقسیم کنید، خواهید توانست نگرش درستی نسبت به اولویت بندی انجام آنها داشته باشید.

۸ـ لازم نیست لیست پر و پیمانی داشته باشید

فکر نکنید روز خوب روزی است که شما پنجاه عنوان کار در آن انجام داده باشید. تجربه نشان می دهد شما در بهترین حالت ۶ کار را به صورت میانگین در یک روز پر راندمانتان انجام خواهید داد. از این رو، تعداد کارهای موجود در لیستتان چندان مهم نیست. مهم اولویت بندی صحیح آنها و انجام درست آنهاست. به هیچ عنوان در قید و بند تعداد کارهایی نباشید که در هر روز باید آنها را به اتمام برسانید.