آیا شما هم اغلب از فشار و حجم زیاد کارها دچار تنش درونی می شوید؟ با گذشت زمان، آیا شما نیز دوست دارید کارهای بیشتر و مهم تری برای انجام در دست داشته باشید و یا بتوانید از زمان مشخص و ثابت خود به نحو بهتر و موثرتری استفاده کنید و به اصطلاح مدیریت زمان بهتری داشته باشید؟
فوت کوزه گری در این نهفته است که بتوانید کارهای خود را مدیریت کنید، زمان خود را به شکل موثرتری مدیریت نمایید و در نهایت بتوانید در طول روز، کارهای بهتر و موثرتری انجام دهید. این فوت و فن ها که در نهایت به مدیریت زمان موثرتری می انجامند، به شما کمک خواهند کرد که استرس و تنش کمتری داشته باشید و در محیط کاری با راندمان بیشتری کار کنید. مدیریت زمان مهارتی است که هر انسانی را به سمت پیشرفت سوق می دهد، اما طبعا این تکنیک ها برای انسان های مختلف یکسان نیست. شما باید تلاش کنید و آن مولفه ای را بیابید که بیشتر در شما کارساز است. در این متن، تکنیک ها و راهکارهایی برای مدیریت هرچه بهتر زمان آورده شده است.

مدیریت زمان

 ۱ـ تقسیم وظایف را در امور خود در نظر داشته باشید

این مورد، یک راهکار بسیار قوی و کارآمد برای مدیریت زمان و بهره مندی از راندمانی بالاتر از پتانسیل خودمان است. انجام این تکنیک استرس ها و فشار ها را به شدت کاهش می دهد. دقت کنید که تقسیم وظایف کردن به هیچ وجه به معنی از زیر کار در رفتن نیست، بلکه یکی از مهارت ها و کارکردهای بسیار مهم مدیریتی برای هر مدیری است. ” هنر تقسیم وظایف” را یاد بگیرید و نسبت به توانایی ها و مهارت های هر کدام از کارکنانتان، وظایفی را به آن ها محول نمایید.

۲ـ  کارهایتان را اولویت بندی کنید

هر روزه قبل از استارت کار، لیستی از کارهای خود تهیه کنید. در این لیست بگردید و آن مورد از کارهایی را که ضروری نیستند ولی می توانند در صورت انجام مقدار زیادی از وقت با ارزش شما را بگیرند، کنار بگذارید. در حقیقت این تمهید به این دلیل اتخاذ می شود که بتوانید بر روی کارهایی که ضرورت بیشتری دارند، تمرکز بیشتری داشته باشید و کارهایی را که می توان در روز های دیگر انجام داد، به روزهای بعد موکول کنید.

۳ـ کارهایتان را به تعویق نیندازید

به تعویق انداختن و اهمال در انجام کارها، قطعا بزرگترین آفت مدیریت زمان است. این امر به شدت بازده شما را کاهش داده و زمان و انرژی بسیار زیادی از شما تلف می کند. در هر کار و در هر حالی، اهمال، تنبلی و به تعویق انداختن جایز نیست. با حل این موضوع، خواهید دید که چه مقدار از مشکلات کاری و شخصی شما بهبود می یابد، از جمله موضوع مدیریت زمان .

۴ـ برای وظایف‌تان برنامه ریزی کنید

برای هر روز یک لیست از تمام کارهایی که برای آن روز باید انجام دهید را یادداشت کنید. با داشتن این “تو – دو لیست” یا لیست انجام کارها، شما می توانید اولویت بندی تان را شروع کنید. اکنون کارها را اولویت بندی کرده و شروع به انجام دادنشان کنید. برای مدیریت بهتر این موضوع، می توانید لیست خود را به سه قسمت کاری، خانگی و شخصی تقسیم بندی کنید.

۵ـ از استرس دوری کنید

استرس و تنش زمانی در ما پدید می آید که معمولا مسولیتی فراتر از توانایی مان را بپذیریم. نتیجه این موضوع این است که ذهن و جسم شما کم کم احساس خستگی می کند و به تبع آن بازده به شدت کاهش پیدا می کند. بنابراین، تقسیم وظایف را فراموش نکنید و مطمئن باشید که برای خود وقت فراغت و وقت استراحت در نظر گرفته اید.

۶ـ برای هر کاری زمان و مهلت مناسب در نظر بگیرید

وقتی کاری در دست انجام دارید، برای اتمام آن کار، فرصت کافی بدهید و مهلت مناسب اتمام آن را در نظر بگیرید. برای هر کار مشخصی زمان مناسب آن را تخمین بزنید و سعی کنید در چالش این تخمین زدن موفق شوید. چرا که دیگر کارهایتان نیز به این تخمین وابسته است. با عادت دادن خود به این موضوع، کم کم می توایند حدس های صحیح تری بزنید و مشاهده کنید که چقدر از منظر مدیریت زمان بهبود یافته اید.

۷ـ از مالتی تسکینگ یا انجام چند کار به طور همزمان به شدت بپرهیزید

بسیاری از ما تصور میکنیم که مالتی تسک کردن یک روش عالی برای انجام کارهای بیشتر در یک زمان مشخص است ولی نتایج کاملا عکس این را نشان می دهند. وقتی شما بر روی یک موضوع و یک کار تمرکز داشته باشید، آن را بسیار بهتر و سریع تر و با راندمان بالاتری انجام خواهید داد. یکی از موانع مهم در افزایش بهره وری و مدیریت زمان ، مولتی تسک کردن یا انجام همزمان چند کار با هم دیگر می باشد.

۸ـ زود شروع کنید

تمام مردان و زنان موفق دنیا، یک دستور مهم را در زندگی روزانه خود پیاده می کنند: سحرخیزی . بدین ترتیب هر روزه وقت کافی برای برای خوردن کامل صبحانه، فکر کردن درباره روز پیش رو و برنامه ریزی برای آن خواهند داشت. با سحرخیز بودن، شما فرد آرام تر، خلاق تر و خوش فکر تری خواهید بود. با پیشروی روز و نزدیک شدن به ساعات ظهر و عصر، ذات انرژی و سرزندگی کمتر و کمتر می شود. اگر از ساعات اولیه صبح استفاده نبرید بازده شما تحت تاثیر قرار خواهد گرفت.

۹ـ دقایقی برای استراحت در نظر بگیرید

برای بهبود مدیریت زمان و افزایش راندمان، در طول روز دقایقی را برای استراحت در نظر بگیرید. مثلا حدود ۱۰ الی ۱۵ دقیقه به ازای هر ۲ ساعت کار کردن. در این فاصله می توانید کمی قدم بزنید، به موسیقی مورد علاقه خود گوش دهید، نرمش و حرکات کششی انجام دهید و یا دقایقی با خانواده یا دوستان به گپ و گفت بنشینید.

۱۰ـ “نه” گفتن را بیاموزید

درخواست ها و پیشنهاداتی را که دریافت می کنید ولی احساس می کنید در حال حاضر نمی توانید انجامشان دهید، بسیار مودبانه رد کنید. قبل از اینکه کار و در خواستی را بپذیرید، به ” تو – دو لیست” خود نگاهی بیندازید. ببینید آیا لیست کارهای خودتان این اجازه را به شما می دهد که بپذیرید یا خیر.