Business_haandslag_sh_lille1-full

هر ملاقات کاری، می‌تواند یک فرصت ناب باشد. فرصتی که شاید مسیر و سرنوشت را تغییر دهد. اما آیا تمام ملاقات‌ها آن‌گونه که ما می‌خواهیم پیش می‌روند و به نتیجه می‌رسند؟
در باب اثربخشی مذاکرات، اساتید بسیاری باب سخن گشوده‌اند و منابع قابل قبولی در اختیار است. اما همه چیز در ملاقات‌ها، مذاکره نیست. آنچه اکنون قصد داریم با هم بررسی کنیم، تجاربی است که در خصوص حواشی یک مذاکره و ملاقات حضوری کسب کرده‌ام.

۱ـ در انتخاب مکان ملاقت دقت کنید. اغلب ملاقات‌هایی که در محل کاری شما به عنوان فروشنده اتفاق می‌افتند، امکان پیروزی در مذاکره را بالا می‌برند اما پافشاری به این موضوع، ممکن است منجر به از دست رفتن یک فرصت شود. پس اگر تلاش‌تان برای ملاقات در محل کارتان به نتیجه نرسید، ملاقات در دفر مشتری را هم از دست ندهید.

۲ـ هرگز و به هیچ بهانه‌ای، به محل ملاقات دیر نرسید. اگر احتمال می‌دهید بنا به دلایلی دیر خواهید رسید، حتماً پیش‌تر اطلاع دهید و اگر به دلیل ترافیک و … بیش‌تر از چند دقیقه تاخیر داشتید، فقط به‌صورت رسمی عذرخواهی کنید و از ارائه توضیحات تکراری و توجیه‌کردن بپرهیزید.

۳ـ زود رسیدن به قرار ملاقات به اندازه دیر کردن غیر حرفه‌ای است. اگر زودتر از موعد رسیدید، زمان خود را خارج از محل ملاقات صرف کنید. اما فراموش نکنید که به هیچ عنوان نباید دیده شوید.

۴ـعادت کنید پیش از ورود به ساختمان محل قرارتان، موبایل‌تان را خاموش کنید و هرگز در طول ملاقات موبایل‌تان را کنترل ننمایید.

۵ـ هنگام نشستن در فضای انتظار، از کنجکاوی پرهیز کنید. با صلابت و موقر بنشینید چرا که به احتمال زیاد، طرف مذاکره شما در حال تماشای موشکافانه رفتارتان از طریق دوربین‌های مداربسته می‌باشد. این را به عنوان یک اصل بپذیرید و در گوشه و کنار سقف دنبال دوربین نگردید.

۶ـ به محض رسیدن زمان ملاقات، با اعتماد به نفس کامل به سمت محل ملاقات قدم بردارید. نفسی عمیق بکشید و با صلابت وارد شوید. اما فراموش نکنید که رفتارتان نباید حس مبالغه بدهد.

۷ـ گیرا و محکم سلام کنید. از تعارفات بی‌خود بپرهیزید و بی جهت عذرخواهی نکنید. فراموش نکنید، اگر با قرار قبلی به ملاقاتی رفته‌باشید، شما به هیچ عنوان مزاحم نیستید، پس این جمله را فراموش کنید. “… ببخشید مزاحم شدم…” و هرگز بدون قرار قبلی به ملاقات‌های مهم نروید.

۸ـ در لباس پوشیدن‌تان نهایت دقت را به خرج دهید. لازم نیست لباس‌های گران‌قیمت به تن کنید. کافی است منظم دیده‌شوید. حتماً برای ملاقات‌های کاری، از لباس‌های رسمی استفاده کنید. اما ضرورتی ندارد حتماً کت و شلوار به تن داشته‌باشید و یا از مانتو و شلوار فرم استفاده کنید. پیشنهاد می‌کنم لباسهای اسپورت را در فرصت‌هایی غیر از مذاکرات کاری بر تن کنید.

۹ـ آراستگی موهای سر و صورت برای آقایان و نوع و میزان آرایش صورت برای خانمها در ملاقاتها بسیبار تعیین کننده هست. اگر خانم هستید، هرگز از آرایش زیاد استفاده نکنید و البته بدون اندک آرایش هم به جلسه رسمی نروید و پیشنهادم برای آقایان این است که حتماً اصلاح کنید. نکته حساس در این خصوص این است که نباید مخاطبتان حس کند چهره خود را فقط به خاطر جلسه حاضر به حالت کنونی در آورده‌اید.

۱۰ـ عطر را هرگز فراموش نکنید. همیشه عطرتان را همراه خود داشته باشید و پیش از ورود به ساختمان کمی عطر بزنید. اغراق نکنید چون به شدت زننده خواهد بود.

۱۱ـ اگر بار اولی است که شخصی را ملاقات می‌کنید، به محض ورود و بعد از سلام و احوالپرسی و دست دادن با رعایت آداب، کارت ویزیت خود را تقدیم کنید. اما تا زمانی که طرف مقابل کارتش را ارائه نکرده است، درخواست کارت ننمایید.

۱۲ـ در اتاق مذاکره، به هیچ عنوان چشم به دیوارها، قفسه  کتاب‌ها، زونکن‌ها و تقدیرنامه‌ها ندوزید. این خودداری، حتماً به نفعتان خواهد بود.اگر در محیطی که مذاکره می‌کنید، وایت بردی حاوی مطالبی وجود دارد، از خواندنشان اجتناب کنید. شک نکنید این رفتار بیشتر از اطلاعتان از محتوی وایت برد به نفع‌تان تمام خواهد شد.

whiteboard-paint-living-room

۱۳ـ به محل نشستن‌تان دقت کنید. به گونه‌ای بنشینید که احاطه کامل به طرف مقابل داشته‌باشید. مواظب بدن گفت (زبان بدن) خود باشید که در نتیجه مذاکره بسیار تاثیر دارد.

۱۴ـ از نظر اخلاقی، ضبط صدا در مذاکره صحیح نیست. اگر این کار را می‌کنید، حتماً به طرف مقابل اطلاع دهید و کسب اجازه کنید.

۱۵ـ حرفه‌ای ها همیشه دفتر یادداشت مخصوص به خود را به همراهشان دارند. درخواست خودکار یا کاغذ از طرف مقابل در خلال جلسه، شما را غیر حرفه‌ای جلوه خواهد داد. پس خودکار و دفترچه خود را از اول آماده کنید.

۱۶ـ از نت برداری‌های غیر ضروری خودداری کنید. شما برای گزارش‌گیری نرفته‌اید، بلکه قصد مذاکره دارید.

۱۷ـ خوب گوش کنید و با آرامش و شمرده حرف بزنید. به هیچ عنوان حرف طرف مقابل را قطع نکنید و به شیوه‌ای هوشمندانه، اجازه ندهید حرف‌تان قطع شود. فراموش نکنید هدفی که باید تیر نگاه‌تان را پرتاب کنید، فقط و فقط چشمان طرف مقابل است. نه پیشانی یا نوک بینی‌اش.

۱۸ـ اگر قصد کنترل ساعت را دارید، این کار را به گونه‌ای انجام دهید که طرف مقابل متوجه نشود. تلاش کنید بیش از زمانی که برایتان تعیین شده‌است در محل مذاکره نمانید.

۱۹ـ در مذاکره‌ها دیالوگ را جایگزین مونولوگ کنید. در یک دیالوگ، طرفین به دقت به حرف هم گوش می‌دهند اما در مونولگ‌ها، زمانی که طرف مقابل در حال حرف زدن است، شما جوابتان را آماده می‌کنید. مونولوگ نکنید و خلاصه و مختصر حرف بزنید.

۲۰ـ اگر بنا به دلایلی نمی خواهید به تنهایی به مذکره‌ای بروید، تنها مجاز به همراه بردن نفر دوم هستید و زمانی موفق خواهید شد که به یک اندازه صحبت کنید. اگر دو نفری وارد مذاکره می شوید، به حد کافی تمرین کنید و هماهنگ شوید.

۲۱ـ به رفتارتان در هنگام پذیرایی بسیار دقت کنید، آنچه می‌خورید یا می آشامید و نوع این کار، می تواند گویای نکات بسیاری باشد.

۲۲ـ اگر برای مذاکره در باب فروش رفته‌اید، فروش افزار مناسب همراه داشته‌باشید. این کار می‌تواند در نهایی سازی تصمیم به خرید به طرف مقابل کمک کند.

۲۳ـ در باب مذاکره و آداب آن، تا می‌توانید مطالعه کنید چون سرنوشت شما همواره در مذاکره های‌تان تعیین شده و خواهد‌شد.